三个信号里出现两个，Excel 就该退成只读：同时编辑超过 3 人、单表超过 5 万行、需要按人看不同数据。换法分三步，先做只读副本，再双写对账，最后切换写入。只出现一个信号，先优化，不必换系统。
小推车换货车，不是因为推车坏了。货少的时候推车最灵活，谁都能推、随手就停。等到一天要送三吨，问题不在车，在场景变了。判断换不换，看一天要送多少，不看车旧不旧。
先看官方给的上限，心里有个底。Excel 一张表最多 1,048,576 行、16,384 列（Excel 规范与限制）。行数上限一百零四万，听起来很远。
但卡人的通常不是这个上限。同一份规范里还有一条：筛选下拉列表只显示 10,000 项。行过一万，筛选框就找不全，只能靠搜索或加辅助列。
多人协作那条更绕。旧版共享工作簿能开给多人，同时打开的用户上限 256 个；而且含 Excel 表格的工作簿根本不能启用“允许多个用户进行更改”（同页）。
微软自己已经把这个功能归为旧功能，说它限制很多、强烈建议改用共同创作，并且不支持创建表格、数据透视表、条件格式（关于“共享工作簿”功能）。新版本里那几个按钮从“审阅”里删掉了，需要手动加回快速访问工具栏（共享工作簿发生了什么）。
所以阈值按体验定，不按上限定。五万行就开始骂人的表，离硬上限还差二十倍。等撞上限才动手，通常已经晚了半年。
三个信号，各自对应一类撑不住的地方。
- 同时编辑超过 3 人：共同创作能看到别人正在改，但没有字段级权限，也看不出某一格是谁改的，要翻版本历史。同一格两人改，最后只留一份结果。三个人以内还能在群里喊一声，再多就靠记性。
- 单表超过 5 万行：全表公式、条件格式、跨表查找明显变慢，加个数据透视要等。五万是经验值，不是官方数字。
- 需要按人看不同数据：Excel 的权限在文件级，不在行级。要让人只看自己片区，只能拆文件或隐藏列，拆完就有 N 份副本。
三条里出现两条，换。这是经验规则，不是定理。它的用处是让你在还能从容迁移的时候动手，而不是在月末结账那天。
阈值每年校一次。一年翻一倍的表，五万行的线今年就会到；涨得慢的表，八万行也还能用。阈值跟着增长速度走，不跟日历走。
只出现一条，先别换，能省不少钱。只是慢，就关掉自动重算、把历史数据拆到另一个文件、公式换成数据透视或查询。
只是人多，就明确一个字段一个负责人，别两个人改同一列。只是权限，就先按片区拆成几个文件，每个文件一个维护人，其他人只读。
按人看数据还有个变种：按部门看。销售看自己区域，财务看全量。Excel 里只能发两份不同版本，两份就开始对不上，第三份就没人知道哪份对。
反过来说，什么情况别换：一年几千行、两个人维护、只做汇总和上图。这类表换成系统，等于为一把螺丝买一套工具箱，维护成本比表本身还高。
别把“表格做得漂亮”当理由。看板再好看，改一次口径要动二十个公式，这本身就是一个该换的信号。
换也不一定换大系统。三个档：在线表格解决并发，不解决权限和数据量；表单加数据库的低代码工具解决权限和结构化，五万到五十万行够用；数据库加后台解决关联查询、审计和对外接口。
选档看两个数：一年涨多少行，要不要行级权限。涨得慢、权限简单，停在中档就够，别为三万行上一套要三个人维护的系统。
换的成本不只软件。要有人定字段、有人清洗历史、有人培训。经验值：五万行六个字段的表，迁到低档工具，从清洗到切换大概三到六周，占半个人。
迁移分三步，每步都有能验证的东西。
第一步，只读副本。老表继续写，新系统只提供查询。跑两周，把同一张月度报表两边各出一份，数字对上再往下走。
第二步，双写对账。两边都写，每晚比三样：行数、关键字段合计、最新一条记录的时间。差异列成清单，逐条归零。这一步最慢，一般两到四周，经验值。
双写最难的不是技术，是有人忘了去新系统录。所以双写期间要定死：老表只留一个录入口，其他人一律用新系统，否则差异永远清不完。
第三步，切换。关掉老表写入，整份文件设成只读，保留三个月。回滚条件提前写死：新系统连续三个工作日对账无差异，否则退回双写。
搬家最容易漏三样东西。
主键。每行要有一个唯一编号。表格里常靠第几行定位，一排序全乱，迁移时才发现没有一列能唯一标识一行。
字段类型。日期列里混着“2024.1.1”“1月1日”和空格，金额列里混着“1200元”。不清洗直接搬，报表合不出来，还得回头改数据。
附件。照片、合同扫描件放在共享盘，单元格里只写路径。搬完路径全断，这是迁移返工最常见的原因。
数据量大的表还有一层：Excel 在打开时要把整表读进内存，几十万行的文件打开就要几十秒，随手一排序还可能卡死。数据库不是这样，它只取你要的那几行。
这一条是迁移的真正理由。不是 Excel 装不下，是它每次都要把整袋米倒出来找一颗豆子。
老表别删。至少留一个季度，标记“只读·已归档”，写明归档日期和对应的新系统入口。半年后有人翻旧账，这张表是唯一能解释当时口径的东西。
验收三条，都能当场做。抽二十行，字段值逐个对，日期和金额不许差。同一张月度报表，新旧两边数值一致，口径差异写进备注。
权限测试，用 A 的账号登录，看不到 B 的行，也导不出来。导出这一项最容易被漏掉，表里看不见，导成文件就全看见了。
验收和数据考核别混在一起。验收看数据对不对、权限对不对；考核看还有没有人偷用老表。两件事分开做，别用一张表交差。
最后一句：Excel 不是不能用，是不能当唯一的写入入口。汇总、看图、临时分析它都很好用；写入这件事，交给有主键、有权限、有审计的地方。
